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10 étapes simples pour des vacances de travail plus fluides (avec modèle)

Si vous faites partie d'une équipe occupée au travail, la préparation des vacances peut être un énorme frein.

Ironique, non?

Cependant, le rythme auquel les travailleurs négligent aujourd'hui de prendre des congés est alarmant. Cela est d'autant plus vrai que de plus en plus de personnes lutter contre l'épuisement professionnel dans le bureau.

Considérez cela plus 55% des travailleurs n’ont pas réellement utilisé leur prise de force allouée en 2018, ce qui se traduit par plus de 65 milliards de dollars d’avantages perdus.

Yikes.

Écoutez: le stress lié à la préparation de la prise de force ne doit pas éclipser votre capacité à vous ressourcer et à profiter de vacances. À la suite de COVID-19 [feminine , les travailleurs à distance ont plus que jamais besoin d'aide pour se déconnecter et créer de l'espace pour les congés.

Les 10 étapes de la préparation à la prise de force (sans trop stresser)

Plutôt que de considérer votre prochaine prise de force comme la source d’une liste de tâches sans fin, nous avons décomposé le processus en dix étapes simples.

Voici dix choses essentielles à faire avant de partir en vacances (sans la panique). Nous avons également traduit ces étapes dans un modèle que vous pouvez utiliser pour résumer facilement les informations essentielles pour vos collègues ici:

Télécharger le modèle de prise de force

1. Décidez si vous allez complètement débrancher ou non

Tout d'abord: allez-vous totalement sortir du réseau ou emporter une partie de votre travail avec vous en vacances?

Il n'y a pas de bonne réponse ici. Bien sûr, le bienfaits pour la santé mentale des vacances débranchées sont bien documentées.

Mais en fonction de votre rôle ou même des politiques de l'entreprise, le débranchement peut ne pas être possible.

nombres d'anges 234

Étant donné qu'un stupéfiant 78% des personnes disent qu'ils ne prendraient des vacances que s'ils accèdent encore à leur travail, en faisant au moins quelque chose loin du bureau est la norme (pour le meilleur ou pour le pire).

obstacles aux employés utilisant la prise de force

Quoi qu'il en soit, nous vous recommandons de définir des règles de base pour vous-même afin d'éviter d'être constamment sur appel pendant vos vacances.

Par exemple, essayez de faire comprendre à vos collègues que vous ne serez disponible que par e-mail et que vous ne répondrez aux messages que le matin ou le soir. Vous pourriez également dire que vous allez utiliser Slack à l'enregistrement, mais les appels téléphoniques et les e-mails sont interdits.

2. Si possible, planifiez votre prise de force à l'avance

Cela peut sembler une évidence, mais se donner à vous-même et à vos collègues un avertissement avant la prise de force est gagnant-gagnant.

Comment? Vous gagnez parce que vous êtes en mesure de commencer à travailler à l'avance, à apporter des ajustements à vos réunions ou campagnes. Pendant ce temps, vos collègues gagnent car ils sont capables de gérer leurs attentes et ne sont pas aveuglés par un tas de travail qui tombe dans leurs genoux. Un moyen simple de communiquer cela peut être lors d'une réunion d'équipe dans quelques semaines, ou avec une invitation de calendrier envoyée à ceux qui ont besoin de savoir.

Idéalement, se préparer pour des vacances ne devrait pas signifier brouiller et paniquer à la dernière minute. N'oubliez pas que la prise de force a un impact sur les horaires de vos collègues en plus des vôtres. Même un préavis de quelques jours sera très apprécié.

3. Déléguez des tâches à des collègues en qui vous avez confiance

Ne faites pas l'erreur de laisser une liste de choses à faire à vos collègues et de l'appeler un jour.

Parlez-leur plutôt. De préférence en personne, puis suivi d'un e-mail de confirmation par souci de responsabilité. Faites-leur savoir pour quoi vous avez besoin d'aide.

Les conversations réelles découvriront les questions potentielles que vos collègues pourraient avoir sur ce qui doit être fait. Vous devez évidemment confier des tâches à des personnes en qui vous avez confiance, mais aussi à des personnes qui ne sont pas submergées par le travail elles-mêmes.

En passant, vous devriez donner du crédit à vos collègues! Bien que certains d’entre nous aient le sentiment que nous sommes totalement irremplaçables au travail, le monde (très probablement) ne se terminera pas parce que vous prenez un congé.

4. Assurez-vous que votre équipe a accès aux outils dont elle a besoin

Imaginez ceci: vous êtes un responsable des réseaux sociaux qui a laissé le compte Twitter de votre entreprise entre les mains d'un employé junior.

Mais quand vient le temps de mener vos questions et réponses hebdomadaires, ils sont exclus de tout de vos comptes sociaux. Pas de messages, pas de questions. Rien.

Cela démontre à nouveau la nécessité de parler à vos collègues et de vous assurer qu'ils disposent des outils et des autorisations appropriés pour prendre le relais. Par exemple, Sprout vous permet d'accorder un accès et des autorisations spécifiques aux membres de l'équipe sans avoir à passer au crible un tas de connexions.

donner à vos collègues des autorisations sur vos comptes sociaux est crucial lors de la préparation des vacances

Un peu comme avoir un processus d'approbation des médias sociaux , il est important que vos collègues testent tous les outils et revérifient les mots de passe pendant que vous vous préparez à partir en vacances plutôt qu’après coup.

5. Automatisez et mettez en file d'attente autant que vous le pouvez à l'avance

Cette astuce est particulièrement importante pour ceux qui travaillent dans les médias sociaux, mais s'applique également aux gestionnaires de campagnes de messagerie ou de publicité.

Pour plus de tranquillité d'esprit, vous devez essayer de planifier à l'avance vos campagnes pendant que vous vous préparez à la prise de force. Préparer les messages à l'avance signifie que vous avez déjà le dernier mot sur les créations et la copie: tout ce que vous avez à faire est de choisir une date et une heure de lancement de vos campagnes.

Si vous êtes un gestionnaire de réseaux sociaux, vous pouvez utiliser outils de planification pour mettre vos messages en file d'attente en fonction du calendrier de votre entreprise. La plate-forme Sprout permet également aux utilisateurs de gérer des éléments tels que des photos et des légendes, ce qui est parfait pour apporter des modifications rapides ou des modifications si nécessaire.

6. Préparez un bref répondeur automatique d'absence du bureau

Mettre sur pied un répondeur automatique en dehors du bureau fait le double devoir de gérer les attentes des gens tout en leur faisant savoir exactement quand vous serez de nouveau disponible (ou comment vous contacter).

Si votre boîte de réception est interdite pendant les vacances, vous devez le préciser. La bonne nouvelle est que vous pouvez facilement configurer un répondeur automatique d'absence du bureau dans Gmail en quelques minutes.

configurer un répondeur automatique dans gmail

Gardez à l'esprit que les réponses d'absence du bureau n'ont pas besoin d'être particulièrement longues ou détaillées. Voici un exemple de message d'absence efficace qui va droit au but:

Bonjour,

Merci pour votre message.

Je suis absent du bureau sans accès au courrier électronique. Je répondrai à mon retour.

Merci,

Court, doux et précis. Voyez comment cela fonctionne?

Bien que vous puissiez certainement ajouter de la personnalité à vos messages d'absence du bureau, un ton brutal est peut-être préférable pour faire comprendre que vous n'êtes pas disponible.

7. Rendez votre prise de force visible au reste de votre entreprise

Toutes les tâches que vous pouvez enlever de votre assiette pendant la préparation des vacances sont un plus.

Par exemple, vous ne devriez pas avoir à courir après les gens pour leur faire savoir que vous prenez un congé. Au-delà de parler aux gens en personne et de mettre en place un répondeur automatique, pensez à inclure votre prise de force dans le calendrier de votre entreprise.

Si votre entreprise utilise Slack, vous pouvez rendre votre prise de force publique via la fonction de calendrier de la plate-forme. faible disponibilité

Slack vous permet également de créer des rappels d'événements pour la prise de force de vos employés. Ceci est particulièrement utile pour les équipes plus importantes ou les instances où une personne d'un autre service (ventes, RH) essaie de vous contacter.

Rendre votre prise de force publique n’est pas seulement spécifique à Slack, d’ailleurs. La même logique s'applique à Google Agenda ou à tout autre outil utilisé par votre équipe pour gérer les horaires.

8. Encouragez votre équipe à suivre ses progrès avec des outils de gestion de projet

Supposons que vous ayez du mal à lâcher prise au travail et que vous souhaitiez vous assurer que vos projets se déroulent correctement en votre absence.

Hé, pas de problème. C’est exactement là que les outils de gestion de projet tels que Trello peuvent être utiles. Avec un tableau Kanban, vous pouvez voir clairement qui travaille sur quoi et comment un projet avance.

Ceci est utile non seulement pour vous si vous cherchez à suivre les progrès de votre équipe pendant votre absence, mais aussi pour encourager la responsabilisation des personnes travaillant en équipe.

Avoir ce type de rapport de progression visuel vous facilite également la vie lorsque vous revenez de vacances, car vous pouvez voir ce qui se passe dans votre service en un coup d'œil.

9. Ne vous inquiétez pas si vous ne faites pas tout (avant et après votre retour)

Ne vous mettez pas trop de pression pour que tout soit «parfait» en termes de planification de vos vacances.

Après tout, les urgences se produisent, tout comme les vacances de dernière minute. Si vous vous retrouvez soudainement hors du bureau et incapable de respecter votre plan de prise de force, ne paniquez pas.

Et de même, ne vous forcez pas à atteindre la «boîte de réception zéro» dès votre retour. Le simple fait de suivre les conseils ci-dessus signifie que votre charge de travail devrait être plus gérable, de toute façon.

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10. Assurez-vous de laisser votre espace de travail impeccable

Peut-être que la dernière chose que vous faites en vous préparant pour des vacances de travail est de nettoyer votre bureau.

Assez simple, non? Ce n’est pas seulement une courtoisie pour vos collègues, mais cela peut également profiter aux travailleurs à distance. Le nettoyage est également bénéfique pour vous mentalement car il est plus facile de se mettre à terre en courant avec une sorte d '«ardoise vierge» lorsque vous êtes de retour au travail après les vacances.

À tout le moins, le nettoyage est un moyen de vous éloigner du téléphone ou de votre boîte de réception pendant que vous vous préparez à prendre un congé.

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- Configurations minimales (@MinimalSetups) 16 juillet 2020

Et avec ça, nous terminons notre guide!

À quoi ressemble la préparation des vacances pour vous?

Si vous voulez vraiment profiter de vos vacances et vous assurer que vos collègues peuvent facilement prendre les rênes pendant votre absence, un peu de planification est très utile.

En suivant la liste de contrôle des vacances ci-dessus, vous pouvez prendre votre prise de force l'esprit tranquille. Téléchargez notre modèle pour mettre en pratique ces étapes pour vos prochaines vacances: