En tant que PDG, mari et père de deux jeunes enfants, ma principale devise est la productivité. Comme tout le monde, j'ai eu du mal à trouver plus de temps dans la journée pour les choses qui comptent.



Et les enjeux sont importants : être improductif prend du temps loin de ma famille, de moi-même et des plus de 500 personnes avec lesquelles je travaille chez Sprout Social.



Avec une entreprise en pleine croissance, la productivité prend une nouvelle importance. J'essaie non seulement de trouver plus de temps dans ma journée, mais j'établis également des systèmes pour la productivité et l'équilibre d'une grande équipe. Des systèmes qui, en fin de compte, ont un impact sur leurs familles et leur bien-être.

Par nécessité et par curiosité, j'ai passé les huit dernières années à apprendre et à répéter ce qui me rend productif. J'ai lu tous les livres, essayé d'innombrables nouvelles approches et lu beaucoup trop d'articles qui disent que l'astuce consiste à se réveiller à 4 heures du matin (honte à vous !).

J'ai finalement atterri sur un processus qui fonctionne pour moi et pour notre entreprise. Bien que je comprenne que ce qui fonctionne pour nous peut ne pas fonctionner pour vous, il y a un élément fondamental que je veux partager :

La productivité est le résultat de travailler sur la chose la plus précieuse à un moment donné.

Précieux > important

Je dis précieux au lieu d'important parce que j'ai appris que la valeur est quelque chose que nous laissons souvent de côté dans les mathématiques de priorisation. Et c'est de loin le plus critique.



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La plupart d'entre nous commençons et terminons notre journée sans bien comprendre comment nous allons passer notre temps ou ce qui a été accompli au cours des huit dernières heures. Certains d'entre nous prennent le temps de créer une liste d'éléments sur lesquels travailler tout au long de la journée. Très peu d'entre nous s'arrêtent pour réfléchir à la valeur de ces objets.

Lorsqu'il est correctement motivé, chacun d'entre nous peut prendre une liste de choses que nous devons faire et les hiérarchiser. En règle générale, nous incorporons une combinaison d'urgence, de confort et de culpabilité. Peut-être avons-nous appris à nous attaquer d'abord aux plus grands projets de notre liste ou à aligner notre liste sur nos niveaux d'énergie. Ce sont toutes de bonnes pratiques, mais nous n'arrêtons presque jamais d'attribuer une valeur réelle à ce travail ou de déterminer si la liste était exacte en premier lieu.

Cet article en est un bon exemple. En tant que sujet qui serait sûrement une priorité pour les gens de la nouvelle année, mon équipe m'a initialement demandé de le faire avant les vacances. J'avais un délai et j'ai essayé de ne pas être un goulot d'étranglement. Mais ce n'était pas la chose la plus précieuse que je pouvais faire. Toute notre équipe venait à Chicago pour notre réunion de lancement annuelle, et la chose la plus précieuse à faire pour moi était de m'y préparer. La rédaction de cet article aurait nié toute sa prémisse.



Faire la bonne liste

Comme je l'ai mentionné, il est relativement facile de hiérarchiser une liste de tâches. Nous utilisons généralement par défaut le plus urgent ou le plus en retard. Parfois, nous nous sentons ambitieux et commençons par les projets les plus intimidants. D'autres fois, si notre énergie est faible, nous commençons avec quatre à cinq projets plus petits que nous pouvons éliminer rapidement pour nous sentir accomplis. Mais nous nous arrêtons rarement pour demander si la liste elle-même est correcte, ou si certains éléments appartiennent à la liste.

Comme condition préalable pour travailler sur des choses importantes, commencez par capturer tout ce que vous voulez aborder. Vous pouvez essayer une application de tâches comme Things, Omnifocus ou Wunderlist. Ou vous pouvez simplement utiliser un bloc-notes. Le support n'a pas beaucoup d'importance, sauf si vous choisissez d'utiliser le courrier électronique, ce qui, d'après mon expérience, est une mauvaise idée. Cette étape est cruciale et réduit la charge cognitive de s'inquiéter de choses que vous avez peut-être oubliées.

Une fois que vous avez tout enregistré, la prochaine étape logique consiste à établir des priorités. Non. Vous ne pouvez pas attribuer de valeur aux tâches ou aux projets sans comprendre comment ils s'inscrivent dans vos buts et objectifs généraux. Il n'est pas rare de se rendre compte que la moitié (ou plus) des éléments de votre liste ne contribuent en aucune façon à vos objectifs généraux. Cela ne veut pas dire qu'ils ne valent pas la peine d'être faits, mais ils ne valent certainement pas la peine d'être faits en ce moment.

Si vous n'avez pas de buts et/ou d'objectifs clairs, il n'est pas possible de hiérarchiser ou d'attribuer de la valeur à votre travail. Vous pouvez passer une journée, une semaine ou une année entière à faire un travail de haute qualité qui n'a pas d'importance. La définition de vos buts et objectifs devrait être le premier élément de votre liste.

Détermination de la valeur

Une fois que vous avez une liste de choses à faire qui contribuent vraiment à vos buts et objectifs, vous pouvez commencer à établir des priorités. Il y a un art à cela, et aucune formule sur laquelle nous pouvons nous appuyer. Mais si vous passez quelques heures maintenant, 30 minutes par semaine et 10 minutes par jour à vous assurer que l'objet le plus précieux est toujours en haut de votre liste, vous pouvez être sûr que votre temps est bien utilisé.

Vous pouvez développer une échelle d'évaluation - je le fais, et cela aide. J'utilise une combinaison d'urgence et d'impact commercial. Certains d'entre nous ont moins de pouvoir sur notre temps que d'autres et devront peser les délais plus en évidence. Mais les détails importent peu. La seule chose qui compte, c'est que vous travaillez toujours sur la chose la plus précieuse.

666 sens de la numérologie

Voici l'astuce : en refusant de travailler sur tout ce qui n'est pas le plus précieux, vous aurez le temps de vous attaquer à davantage d'éléments de votre liste. Les décisions deviennent beaucoup plus faciles, vous saurez quoi éliminer et quoi déléguer. Vous battrez l'adversaire invaincu du temps car le travail le plus important est toujours fait. Vous trouverez et resterez dans la zone pendant de plus longues périodes. Vous éliminerez la perte de productivité due au multitâche et au changement de contexte, et vous vous épargnerez des cycles inutiles sur des choses qui n'ont pas d'importance. Vous pouvez terminer votre journée à l'heure, sachant que vous avez fait votre travail le plus précieux.

Créer de l'espace pour ce qui compte

La chose la plus précieuse que je puisse faire en ce moment est de jouer avec mes enfants. La chose la plus précieuse pour eux est d'aller à l'école. Parfois, les choses ne s'alignent pas. Je travaille à écrire ceci maintenant parce que c'est la chose la plus précieuse que je puisse faire en ce moment. Et quand ils rentreront plus tard dans la journée, j'aurai le temps d'être présent. C'est ce qui compte.

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