Avec le Pandémie de covid-19 la limitation des déplacements et les rassemblements en personne, les conférences virtuelles et les événements bondés ont remplacé leurs homologues en personne. Plutôt que ces perturbations ralentissent la planification, il semble qu'il y ait plus d'événements que jamais, entre les webinaires et les événements de lancement et les conférences de l'industrie.





En raison de la fréquence actuelle de ces événements virtuels, la préparation et une stratégie établie sont essentielles pour se démarquer de la foule. Les événements virtuels ne sont pas un nouveau concept. Les entreprises qui s'adressent directement aux consommateurs utilisent souvent uniquement le numérique lancements de produits et les fonctionnalités des réseaux sociaux ne font que les rendre plus faciles et plus faciles.



Si vous organisez une conférence ou un événement virtuel pour la première fois, armez-vous de ces conseils pour une expérience réussie.



Types de conférences et événements virtuels

Un grand nombre d'événements en personne peuvent être convertis en expériences numériques à condition de prévoir la planification nécessaire à l'avance. Les conférences de l'industrie qui sont riches en présentations et en conférenciers fonctionnent dans un cadre virtuel, mais vous devrez également réfléchir à la façon dont la partie de réseautage habituelle d'un événement en personne fonctionnera virtuellement. Les gens vont à ces types d'événements en partie pour des conversations impromptues et des événements de réseautage par satellite qui surviennent.

Au-delà des conférences de l'industrie, nous avons vu de nombreux exemples d'événements virtuels, notamment des festivals, des concerts, des lancements de produits, des réunions d'entreprise et même des happy hours. Il existe une alternative virtuelle disponible pour presque tous les types d’événements.

1. Budget, budget, budget

Ce n'est pas parce qu'il s'agit désormais d'un événement virtuel que vous pouvez dépenser votre budget. Oui, vous pourrez économiser sur l’impression, le support technique en personne, la réservation de salles et la signalisation, mais ne supprimez pas entièrement le marketing. Les événements virtuels ont des frais généraux inférieurs à ceux des événements en personne, mais plus vous avez d'activité et de participation, plus vous devrez budgéter, en particulier pour la technologie de support.



Le remplacement d'un lieu d'événement est le logiciel ou l'application que vous utiliserez pour accueillir l'événement. Le nombre de participants, à la fois les orateurs et les participants, et le niveau d'interaction souhaité détermineront le type de plate-forme de gestion que vous utiliserez. Certains événements ont eu lieu entièrement sur Instagram Live tandis que d'autres sont des vidéos pré-enregistrées qui sont diffusées à des heures programmées.



Le parrainage est un élément majeur de la planification d'événements, donc si vous souhaitez toujours envoyer des cadeaux ou organiser des happy hours virtuels, assurez-vous d'adapter votre plan de parrainage aux besoins d'un événement virtuel. Ce magasin en personne qui allait être à l'événement? Il peut désormais s'agir d'une boutique de dropship en ligne proposant des offres spéciales ou des offres pour les participants.

Parmi les autres éléments de budgétisation que vous devrez prendre en compte et liés aux événements virtuels, citons: la promotion intensive sur les réseaux sociaux, le sous-titrage en direct, la modération des commentaires et l'hébergement de vidéos et de documents une fois l'événement terminé. Les petits événements tels que les webinaires et la diffusion en direct toute la journée n'auront pas besoin de tout cela, alors examinez ce que vous devez prioriser et ce que vous pouvez réduire dans votre budget.



2. Mélangez des diffusions en direct et des vidéos préenregistrées

Décider de votre emploi du temps et vous diriger vers des conférences que vous ne voulez pas manquer sont des éléments importants d’une conférence. L’avantage d’un événement virtuel est que vous pouvez généralement regarder les conférences que vous manquez. Mais alors, quel est l’intérêt d’assister si vous voulez juste pouvoir regarder plus tard? Renforcez vos événements et rendez-les plus attrayants pour les participants en direct avec des diffusions en direct amusantes, des salles de réunion virtuelles ou des discussions de discussion et d'autres documents interactifs.



Les vidéos préenregistrées laissent vos haut-parleurs se décrocher de tout problème technologique et permettent également de les modifier si nécessaire. À la fin de chacune de leurs sessions, vous pouvez demander aux conférenciers de se joindre à une vidéo en direct ou dans le salon de discussion pour répondre aux questions, comme lors d'un événement en personne.



exemple de session virtuelle sur facebook par la California Academy of Sciences

La California Academy of Sciences avait l'habitude d'avoir un hebdomadaire Événement NightLive . Chaque événement avait un sujet et comprenait des conférenciers et des démonstrations pertinents. Pendant la pandémie, le musée a converti ces événements hebdomadaires en Virtual NightLife et NightSchool, qui sont tous deux des événements de diffusion en direct qui reflètent leurs événements en personne. Les avoir sur Facebook Live encourage les commentaires et enregistre également la vidéo pour que les futurs participants la regardent.

Livestreams, que ce soit sur Facebook en direct , Instagram ou une autre plate-forme de streaming, sont beaucoup plus interactifs pour tout le monde et une valeur ajoutée si les participants doivent payer pour y assister.


1100 numéro d'ange

Mélanger les deux types de vidéos en un seul événement le rend amusant et mémorable, surmontant le facteur d'obsolescence que les vidéos strictement pré-enregistrées peuvent avoir.

3. Préparez vos enceintes

Pour un événement entièrement virtuel, assurez-vous que vos intervenants sont parfaitement préparés. Les événements plus importants devraient faire des tests de vitesse Internet, de niveau de confort avec la technologie et de vérifications du micro. La diffusion en direct et l’utilisation de la plate-forme d’événement de votre choix peuvent constituer une nouvelle expérience pour vos orateurs. Il est donc préférable de les préparer à ce qu’ils pourraient rencontrer. Seront-ils tenus de modérer eux-mêmes les commentaires? Ont-ils besoin de partager leur écran pour une présentation de diapositives?

Voici quelques scénarios courants à préparer:

  • Trouver le meilleur environnement physique pour votre enceinte afin de minimiser les interruptions et d'avoir un son clair. Testez, entraînez-vous et préparez l'équipement pour vous assurer que tous les haut-parleurs diffuseront à peu près au même niveau sonore afin d'éviter des changements de volume inattendus pour les téléspectateurs.
  • Si partager un écran ou la diffusion en direct, des conseils sur ce qu'il faut désactiver sur votre ordinateur, comme mettre toutes les notifications en attente.
  • Commenter ou ne pas commenter? Idéalement, vous aurez une personne distincte qui modérera les commentaires afin que l'orateur puisse se concentrer sur son discours. Dans tous les cas, assurez-vous qu'ils connaissent le code de conduite de l'événement et comment gérer les commentateurs offensants
  • Malheurs technologiques. Que se passe-t-il si la technologie du haut-parleur échoue ou si les problèmes logiciels ou leurs diapositives ne fonctionnent pas? Préparez des plans de sauvegarde pour tous ces problèmes possibles.

Enfin, les intervenants sont une autre source de promotion pour votre événement. Vous voulez qu'ils annoncent leur discours afin que leur public actuel ait l'impression que l'événement vaut la peine d'être assisté. Pour faciliter la tâche des orateurs, préparez plusieurs supports promotionnels tailles idéales des médias sociaux et des légendes suggérées. De cette façon, tout ce qu'ils ont à faire est de planifier le contenu et de coller les légendes.

4. Définissez les attentes des participants

Qu'il s'agisse d'une grande conférence industrielle ou d'un flux en direct sur un seul sujet, vous devez communiquer efficacement ce à quoi les participants doivent s'attendre. Cela pue de réserver du temps pour assister à un événement pour se rendre compte que le sujet est trop large ou adapté à un public différent. Soyez clair sur ce qu'est l'événement et à qui il s'adresse. Comment se démarque-t-il de tous les autres événements virtuels?

Si vous convertissez un événement en personne en événement virtuel, vous devez expliquer à quoi ressembleront les principales fonctionnalités en ligne. À quoi ressemblent une réception de bienvenue et une partie de conférencier principal pour les participants? Comme pour tout événement, publiez un calendrier. Faites-leur savoir s'il est préenregistré, si des commentaires sont disponibles, si la présentation sera enregistrée et à quoi ressemblera l'interaction. Les vidéos des participants seront-elles activées ou désactivées? Les hashtags sont-ils disponibles pour des tweets en direct ou supplémentaires Twitter chats sont possibles?

Comic Con , un événement qui a toujours attiré plus de 130 000 participants, est devenu tout virtuel en 2020. Pour reproduire l'expérience en personne, l'événement a prévu des compétitions, de nombreuses conférences, une salle d'exposition en ligne, des soirées de visionnage et plus encore.

Aidez les participants à créer très facilement un calendrier d’événement et à avoir les bons liens vers lesquels se rendre au moment d’assister. Si une plate-forme d'événements est utilisée, envoyez des guides sur la façon de l'utiliser et si des téléchargements sont nécessaires. Fonctions d'accessibilité comme le sous-titrage en direct et les traductions doivent également être pris en considération. Avec un événement virtuel, vous avez la possibilité d'élargir votre base de présence et de générer efficacement plus de prospects potentiels et un engagement significatif. Ceux qui n'ont pas pu se rendre à l'événement peuvent désormais assister à l'événement virtuel.

Enfin, prévoyez du temps de réseautage, surtout s'il s'agit d'une conférence de l'industrie qui comprend généralement ce composant. Les happy hours organisés par les sponsors, les conversations en tête-à-tête et les ateliers thématiques sont des moyens d'encourager le réseautage. Quelle que soit la plate-forme sur laquelle vous décidez d'héberger l'événement, encouragez les participants à remplir pleinement leur profil afin qu'ils puissent se connecter plus facilement avec des collègues de l'industrie.

5. Planifiez la promotion: avant, pendant et après

Le marketing, en particulier sur les réseaux sociaux, constituera une grande partie de votre préparation. Payer pour les publicités sur les réseaux sociaux est indispensable pour événements numériques mais n'oubliez pas les pages de destination des événements et les envois de newsletter. Des événements comme Sprout Sessions Digital 2020 avoir un calendrier promotionnel complet qui commence avant l'événement. L'effort ne se termine pas non plus avec le jour de l'événement - les événements virtuels offrent de nombreuses opportunités de réutiliser le contenu en direct et numérique pendant des semaines après les faits.

Heureusement pour vous, les événements virtuels facilitent le suivi de votre retour sur investissement. Compris entre écoute des médias sociaux , mot-clé et rapports d'analyse des balises et l'analyse de la publicité numérique, vous êtes prêt à connaître les performances de votre campagne.

MozCon , un événement en personne, est devenu numérique en 2020. La page de destination est claire dans ce que les participants peuvent attendre de l'aspect virtuel. Mieux encore, leur promotion post-événement comprend un ensemble de vidéos payantes que vous pouvez acheter si vous avez manqué votre participation.

En hébergeant des événements virtuels avec des sessions vidéo, vous disposez désormais d'un trésor de contenu. Réutilisez le contenu dans d'autres formats tels que des épisodes de podcast, des graphiques de citation et des articles longs.

Une fois l'événement terminé, remerciez toutes les personnes impliquées et utilisez des sondages de suivi pour comprendre ce sur quoi vous pouvez travailler la prochaine fois. Ces résultats d'enquête peuvent également devenir des témoignages pour la promotion de l'événement de l'année prochaine.

Conclusion

La planification et la préparation sont les piliers de l'organisation d'une conférence ou d'un événement virtuel réussi. Lorsque toutes les personnes impliquées - orateurs, participants, modérateurs - savent à quoi s'attendre et comment participer, cela permet une expérience beaucoup plus fluide. Les événements virtuels ont l’avantage d’être moins coûteux, d’assister à une plus large audience et de faciliter le suivi des analyses, mais cela ne signifie pas que vous devez lésiner sur d’autres éléments nécessaires.

Le domaine des événements virtuels devient de plus en plus encombré d'année en année, vous devez donc communiquer efficacement pourquoi vous êtes celui auquel vous assistez et pas les autres. Des fonctionnalités supplémentaires telles que les diffusions en direct et les questions-réponses en direct augmenteront la participation des participants.

Vous avez hâte d'accueillir votre propre conférence ou événement virtuel, mais vous avez besoin d'inspiration? Utilisation écoute sociale pour voir quelles lacunes topiques peuvent être comblées.

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